Meetings die wirklich was bringen - und solche, die einfach nur Zeit fressen
Die größten Meeting-Zeitfresser – und wie du sie vermeidest
❌ 1. Das „Warum sind wir hier?“–Meeting
Erkennbar an: Schweigend in den Bildschirm starrenden Gesichtern oder einem fragenden „Worum geht’s nochmal genau?“.
👉 Lösung: Jedes Meeting braucht ein klares Ziel. Keine Agenda? Kein Meeting.
❌ 2. Das „Könnten wir das bitte auf den Punkt bringen?“–Meeting
Erkennbar an: Endlosen Monologen, die irgendwann in belanglosen Anekdoten aus dem letzten Urlaub übergehen.
👉 Lösung: Ein Timer hilft. Ein Thema – zehn Minuten – nächstes Thema.
❌ 3. Das „Lass uns nochmal alles wiederholen, für die, die nicht aufgepasst haben“-Meeting
Erkennbar an: „Können wir das nochmal von vorne durchgehen? Ich war eben kurz raus…“
👉 Lösung: Notizen oder eine kurze Zusammenfassung in einem gemeinsamen Dokument sichern – alle lesen, alle up to date.
❌ 4. Das „Wir treffen uns jetzt einfach mal regelmässig“–Meeting
Erkennbar an: „Wir haben diesen wöchentlichen Call, aber eigentlich gibt’s nix Neues…“
👉 Lösung: Regelmässige Meetings nur beibehalten, wenn sie wirklich Mehrwert bringen. Sonst lieber ad-hoc besprechen.
Meetings, die wirklich produktiv sind – So geht’s richtig
✅ 1. Agenda ist Pflicht
Keine Agenda? Dann ist das Meeting freiwillig. So einfach. Eine gute Agenda ist nicht länger als fünf Stichpunkte und enthält klare Themen.
✅ 2. Maximal 30 Minuten
Meetings sollten knackig sein. Wenn’s länger dauert, wird’s ineffizient. Ausnahme: Strategie-Workshops, aber dann bitte mit Pausen.
✅ 3. Nicht jeder muss dabei sein
Stell dir vor, du lädst nur Leute ein, die wirklich etwas beitragen können. Radikal? Nein. Effektiv? Ja!
✅ 4. Klarer Plan für danach
Was sind die nächsten Schritte? Wer macht was bis wann? Alles andere ist nette Plauderei ohne Ergebnis.
✅ 5. Meetings als letzte Option
Bevor du ein Meeting einberufst, frag dich: Kann das per E-Mail oder in einem Chat geklärt werden? Falls ja: Lass es.
🛠 Tools, die Meetings überflüssig machen (oder besser machen)
🔹 Slack / Microsoft Teams – Für schnelle Abstimmungen ohne Meeting.
🔹 Trello / Monday.com – Aufgaben zuweisen, Fortschritte sehen, ohne ständige Updates-Meetings.
🔹 Notion – Perfekt für Projektmanagement, Datenbank, Team-Collabs, Templates und auch als geteilte Meeting-Notizen und To-Dos.
🔹 Google Docs / Confluence – Infos dokumentieren, damit keiner mehr sagen kann: „Davon wusste ich nichts!“
🔹 Zoom / Google Meet mit Timeboxing-Tool – Damit Meetings nicht ausufern.